Производительность в условиях растущих требований к работе, эффективности и вечного недостатки времени — «больная» тема. Мы подготовили для вас 10 простых рекомендаций. Они помогут организовать трудовую деятельность лучше.

1. Выделите время на «раздражители»

К «раздражителям» относим: новые письма в e-mail, всплывающие уведомления в телефонах. Они «выдергивают» нас из рабочего ритма, и в итоге на переключение задач мы тратим гораздо больше времени, чем хотелось бы.

Например, ученые Калифорнийского университета обнаружили: чтобы восстановить прежнюю производительность и ритм работы, требуется около 26 минут. А что, если вы так отвлекаетесь каждые 10 минут? Получается совсем не продуктивно. Выделите определенные перерывы для проверки почты и ответы на сообщения в телефоне.

2. Отключите всплывающие уведомления

Простой метод — отключить возможность приложений прислать вам уведомление. Если на все 8 рабочих часов вы не можете это позволить, делайте блокировку хотя бы до того момента, пока не выполните всю задачу полностью.

производительность

3. Используйте время в пути для координирования задач

В сегодняшних «дорожных» условиях — часовые пробки, задержки на дорогах — просто не оставляют шансов тратить это время впустую. По утрам по пути на работу вы можете выстроить план на день, обсудить его со своей командой — например, в чатах голосовыми сообщениями или по аудиосвязи. Таким образом, к началу рабочего дня в офисе будет уже четкое представление о том, кто и чем должен заниматься.

4. Сократите время рабочих встреч на 25%, это точно улучшит производительность

Примерно такое количество тратится впустую на настройку конференц-связи, другие технические моменты и бесполезные разговоры с присутствующими. Например, если 5 человек из команды сократят присутствие на встрече с часа до 25 минут, у них появится 25 дополнительных часов рабочего времени в месяц. И 300 часов в год.

производительность

5. Сделайте расписание перерывов

Работать без перерывов — не очень хорошая идея. Вы рано устанете, потеряете концентрацию. Выделите время на перерывы в плане на день заранее. И постарайтесь устраивать их регулярно в одно и то же время. Так получится приучить себя к лучшей организованности и дисциплине.

6. Устраивайте дни работы дома, если это возможно

Компании, которые предоставляли сотрудникам такую возможность, отмечали уменьшение количества больничных дней. А еще, оставаясь дома, работник экономит время на дорогу и обеденный перерыв у него тоже уменьшается. Хотя, конечно, многое зависит от самоорганизации работника.

производительность

7. Начинайте день со структурирования

Простое решение проблемы игнорирования сообщений в e-mail и sms — делать быстрые ответы и устраивать раз-два в день акции разбора почты и мессенджеров. Так вы структурируете работу, но при этом не будете постоянно отвлекаться на сообщения.

8. Объедините рабочие приложения на телефоне в одну папку

Значки сообщений раздражают. Вызывают желание поскорее их открыть. Попробуйте «сложить» рабочие приложения в одну папку, тогда все маркеры сосредоточатся в одном месте.

производительность

9. Используйте чек-листы для повторяющихся задач, чтобы минимизировать затраты и количество ошибок

Особенно они помогают, когда вы перегружены работой. Ведь с готовым чек-листом их можно делегировать коллеге.

10. Делите большой объем задач

Гибкие методы управления проектами, такие как Scram или Agile, помогают улучшить производительность и выполнять сложные задачи быстрее. Нужно просто разделить глобальную цель на пошаговые задачи. Их решение на протяжении рабочего процесса устранит беспокойство и приблизит к выполнению глобальной цели.

производительность

Бонус: экономьте время на переговоры

Например, когда вы договариваетесь о размещении рекламы на сайте-партнере, тратите много времени на переговоры и решение цены. Работа в автоматизированном формате — с программатик рекламой снизит временные затраты. Попробуйте!